Краткие итоги семинара

1. Принято участие в работе обучающего семинара на тему: «Государственные и муниципальные архивы: технологии обработки, хранения, передачи и защиты информации», проводимом Межрегиональным центром повышения квалификации Санкт-Петербургского государственного университета технологии и дизайна на базе ЦНТИ «Прогресс» в г.Санкт-Петербурге с 11 по 15 мая 2012 г.

К сожалению, не все надежды оправдались, т.к. семинар был не конкретно по архивам ЗАГС, а по общим вопросам. Но кое-что прояснить удалось. Вкратце, итоги следующие.

Во-первых, об изменении в архивном законодательстве в Питере не слышали и очень удивились, когда я задала этот вопрос. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» никто не отменял, он благополучно действует по сей день и никакие изменения в нем в ближайшее время не планируются.

Во-вторых, большое внимание было уделено составлению номенклатуры дел. Подтвердилось мое мнение о номенклатурах отделов ЗАГС в свете грядущей централизации, а именно: будет разработана типовая номенклатура, для отделов ЗАГС подготовлены выписки, каждое дело будет иметь тройной индекс в связи с тем, что каждому ЗАГСу будет присвоен код подразделения. Кстати, уважаемые коллеги, кто до сих пор не знает – номенклатура согласовывается с вышестоящим архивом 1 раз в 5 лет, но ежегодно пересматривается и переутверждается на каждый календарный год.

Далее, много было сказано о требованиях к помещениям архивов. Но как известно, по объективным причинам, пока привести в идеальное состояние архивные помещения отделов ЗАГС и Комитета не представляется возможным, хотя некоторые моменты можно применять. Побывала на экскурсии в ГКУ «Центральный государственный архив научно-технической документации» и в ФКГУ «Российский исторический архив». Последний просто потряс!!! Не только своей значимостью и масштабностью, но уровнем организации хранения документов. Теперь я знаю, как должен выглядеть идеальный архив, соответствующим всем законодательно установленным требованиям.

Также были освещены вопросы экспертизы ценности документов, защиты конфиденциальной информации, описания архивных документов, реставрации и переплета и т.п. Дали ссылки на полезные сайты, где можно посмотреть образцы описей актовых книг. Прежде чем доводить информацию до ЗАГСов я сначала сама все как следует посмотрю, чтоб систематизировать полученные знания и уже говорить по существу конкретно.

Но в любом случае считаю, что Комитету следует выходить на Агентство по делам архивов с вопросом об организации обучения специалистов Комитета и органов ЗАГС по составлению описей и передаче книг а/з на госхранение.

В качестве лирического отступления скажу, что Питер прекрасен, в это время года особенно. Поскольку я проживала в историческом центре, было время полюбоваться городом. Впечатлений масса!

2. Дано 5 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

3. Исполнено 74 запроса ОСП и ОДС об истребовании сведений о регистрации АГС.

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять анализ физического состояния книг актовых записей за 1918-1920 гг., выявить потребность в реставрации переплета и затухающего текста.
2. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
3. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
4. Осуществлять поиск информации и ответы на запросы ОСП и ОДС.

План-отчет 02.05.-05.05.2012 (18-я неделя)

1. Обеспечены гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отделы ЗАГС Кунгурского, Пермского, Чусовского, Добрянского, Юсьвинского, Соликамского, Александровского МР, Свердловского и Дзержинского районов г.Перми..

2. Дано 7 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

3. Легализовано для использования за пределами РФ 4 документа.

4. Исполнено 100 запросов ОСП и ОДС об истребовании сведений о регистрации АГС.

5. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

6. Начат прием отчетов по ф. № 97 от органов ЗАГС края за апрель 2012 г.

 

План на следующую неделю:

 

      Участие в работе обучающего семинара на тему: «Государственные и муниципальные архивы: технологии обработки, хранения, передачи и защиты информации», проводимом ЦНТИ «Прогресс» в г.Санкт-Петербурге с 11 по 15 мая 2012 г.

Возлагаю большие надежды не эту поездку, т.к. имеется очень много вопросов по составлению описей книг актовых записей и подготовке их к передаче на государственное хранение. Кроме того, отсутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность архивов именно органов ЗАГС. Хочется верить, что питерские специалисты помогут в разрешении наших проблем.

План-отчет 23.04.-28.04.2012 (17-я неделя)

1. В рамках выполнения поставленной задачи по сокращению числа испорченных бланков по вине специалистов органов ЗАГС проведен анализ количества испорченных бланков в 1 квартале 2012 года.

За  указанный период на 328 экз. снизилось общее количество израсходованных бланков (42335 тыс. экз.) по сравнению с 1 кварталом 2011 г. (42663 тыс. экз.). Это связано со снижением количества выданных повторных свидетельств, а также количества испорченных.

По-прежнему идет снижение количества испорченных бланков. В 1 квартале 2012 г. уменьшилось по сравнению с тем же периодом 2011 г. на 59 экз. Не допущено порчи гербовых бланков в отчетном периоде отделами ЗАГС г.Кунгура, г.Соликамска, Александровского, Верещагинского, Еловского, Ильинского, Кизеловского, Красновишерского, Кунгурского, Ординского, Очерского, Сивинского, Усольского, Чернушинского, Чусовского, Косинского, Кудымкарского и Юрлинского МР.

По одному бланку испортили в отделах ЗАГС Карагайского, Кишертского, Куединского, Лысьвенского, Осинского, Оханского, Суксунского, Чайковского, Гайнского, Кочевского и Юсьвинского МР.

Теперь о данной ситуации в г.Перми. Наибольшее количество гербовых бланков в 1 квартале текущего года как и прежде израсходовано отделом ЗАГС администрации Мотовилихинского района (3640, испорчено 14), далее идет отдел ЗАГС администрации Свердловского района (3023, испорчено 21), на 3-м месте – Индустриальный (2308, испорчено 11). Как видим, картина не меняется. Данные три отдела ЗАГС портят больше бланков, что логично объясняется наибольшим общим количеством израсходованных.

2. Обеспечен гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отдел ЗАГС Красновишерского МР.

3. Дано 5 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Легализовано для использования за пределами РФ 22 документа.

5. Исполнено 55 запросов ОСП и ОДС об истребовании сведений о регистрации АГС.

6. Выдано 10 справок при личном приеме граждан.

7. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

План на следующую неделю:

 

1. Прием отчетов по ф. № 97 от органов ЗАГС края за апрель 2012 г.
2. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
3. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
4. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
5. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
6. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

 

 

План-отчет 16.04.-22.04.2012 (16-я неделя)

1. Подготовлен отчет о движении гербовых бланков свидетельств о регистрации АГС в органах ЗАГС края за 1 квартал 2012 г.

2. Обеспечен гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отдел ЗАГС Оханского МР.

3. Дано 7 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Легализовано для использования за пределами РФ 28 документов.

5. Исполнено 120 запросов ОСП и ОДС об истребовании сведений о регистрации АГС.

5. Выдано 23 справок при личном приеме граждан.

6. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

7. Продолжается работа по анализу физического состояния книг актовых записей за 1918-1920 гг., выявление потребности в реставрации переплета и затухающего текста. Систематизирована часть актовых записей по Гайнскому МР за 1926, 1927, 1931 гг.

 

План на следующую неделю:

1. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
2. Подготовить анализ количества испорченных гербовых бланков свидетельств о регистрации АГС в органах ЗАГС края за 1 квартал 2012 г.
3. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
4. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
5. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
6. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

План-отчет 09.04.-15.04.2012 г. (15 неделя)

1. Подготовлен сравнительный анализ работы отделов ЗАГС края по регистрации актов гражданского состояния за январь – март 2011 и2012 г. и анализ соотношения количества рождений и смертей на 1000 человек населения в Пермском крае  за март 2012 года.

Наибольший рост актов о рождении наблюдается в Пермском (на 23 %), Осинском (по 17 %), Красновишерском (на 18 %), Березовском (на 36 %), Ординском (на 20 %), Юрлинском (на 20 %) муниципальных районах и ЗАТО Звёздном (на 32 %). По г.Перми – в Орджоникидзевском (14 %)  и Дзержинском (на 17 %) районах.

Наибольшее уменьшение количества актов о рождении можем видеть в Чернушинском (на 15 %), Кизеловском (на 21 %), Сивинском (на 15 %), Гремячинском (на 18 %), Усольском (на 31 %), Кудымкарском (на 24 %) муниципальных районах.

Наблюдается общая тенденция снижения количества смертей в районах края.       Наибольшее уменьшение записей актов о смерти зафиксировано в Чусовском (на 25 %), Верещагинском (на 28 %), Октябрьском (на 33 %), Березовском (на 21 %), Сивинском (на 29 %), Еловском (на 25 %), Юсьвинском (на 28 %), Кочевсокм (25 %) муниципальных районах, а также в Дзержинском районе г.Перми (на 24 %).

 

2. Обеспечен гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отдел ЗАГС Березовского МР.

3. Дано 6 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Легализовано для использования за пределами РФ 20 документов.

5. Выдано 20 справок при личном приеме граждан.

6. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

7. Продолжается работа по анализу физического состояния книг актовых записей за 1918-1920 гг., выявление потребности в реставрации переплета и затухающего текста.

 

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
2. Продолжить работу по анализу физического состояния книг актовых записей за 1918-1920 гг., выявление потребности в реставрации переплета и затухающего текста.
3. Подготовить сводный отчет о движении гербовых бланков свидетельств о регистрации АГС в органах ЗАГС края за 1 квартал 2012 г.
4. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
5. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
6. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
7. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

План-отчет 02.04.-08.04.2012 (14 неделя)

1. Обеспечены гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отделы ЗАГС Кунгурского и Горнозаводского МР.

2. Дано 14 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

3. Исполнено 62 запросов организаций и учреждений по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.

4. Легализовано для использования за пределами РФ 9 документов.

5. Выдано 36 справок при личном приеме граждан.

6. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

7. Ведется прием отчетов по форме № 97 от органов ЗАГС края и сверка количества актовых записей с ЭБД.

8. Ведется прием отчетов о движении гербовых бланков свидетельств о регистрации АГС в органах ЗАГС края за 1 квартал 2012 г.

 

 

План на следующую неделю:

1. Осуществлять анализ физического состояния книг актовых записей за 1918-1920 гг., выявить потребность в реставрации переплета и затухающего текста.
2. Подготовить сравнительный анализ работы отделов ЗАГС края по регистрации актов гражданского состояния за январь-март 2011 г.  и  2012 г.
3. Подготовить анализ соотношения количества рождений и смертей на 1000 человек населения в Пермском крае за март 2012 года.
4. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
5. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
6. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
7. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

 

План-отчет о работе 26.03.-01.04.2012 (13 неделя)

1. Обеспечены гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отделы ЗАГС Частинского, Юрлинского, Лысьвенского МР.

3. Дано 7 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Исполнено 98 запросов организаций и учреждений по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.

5. Легализовано для использования за пределами РФ 17 документа.

6. Выдано 37 справок при личном приеме граждан.

7. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять прием отчетов по форме № 97 от органов ЗАГС края, проводить сверку количества актовых записей с ЭБД.
2. Осуществлять прием отчетов о движении гербовых бланков свидетельств о регистрации АГС в органах ЗАГС края за 1 квартал2012 г.
3. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
4. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
5. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
6. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
7. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

План-отчет 19.03.-25.03.2012 (12 неделя)

1. Обеспечен гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отдел ЗАГС Очёрского МР.

3. Дано 8 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Исполнено 40 запросов организаций и учреждений по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.

5. Легализовано для использования за пределами РФ 33 документа.

6. Выдано 27 справок при личном приеме граждан.

7. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
2. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
3. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
4. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
5. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

 

План-отчет 12.03.-18.03.2012 г. (11 неделя)

1. Подготовлен сравнительный анализ работы отделов ЗАГС края по регистрации актов гражданского состояния за январь – февраль 2011 и2012 г. и анализ соотношения количества рождений и смертей на 1000 человек населения в Пермском крае  за февраль 2012 года.

Наибольший рост актов о рождении наблюдается в Пермском (на 32 %), Красновишерском (по 31 %), Соликамском (на 44 %), Юсьвинском (на 30 %), Юрлинском (на 39 %) муниципальных районах. По г.Перми – в Орджоникидзевском (29 %) районе.

Наибольшее уменьшение количества актов о рождении можем видеть в Александровском (на 23 %), Кизеловском (на 29 %), Усольском (по 26 %), Кудымкарском (28 %).

По смертности: наибольшее увеличение – в Александровском (на 26 %), Куединском (на 39 %), Уинском (на 38 %), Орджоникидзевском районе г.Перми (на 28 %); наибольшее уменьшение – в г.Кунгуре (на 25 %), Березовском (на 29 %), ЗАТО «Звёздном» (на 30 %), Юсьвинском (на 28 %), Кочевсокм (33 %), Косинском (на 28 %) муниципальных районах, а также в Дзержинском районе г.Перми (на 23 %).

 

2. Обеспечены гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отделы ЗАГС Дзержинского и Орджоникидзевского районов г.Перми, Березовского и Губахинского МР.

3. Дано 5 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

4. Исполнено 60 запросов организаций и учреждений по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.

5. Легализовано для использования за пределами РФ 20 документов.

6. Выдано 24 справок при личном приеме граждан.

7. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
2. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
3. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
4. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
5. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.

Отчет за наделю

1. Обеспечен гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС отдел ЗАГС Дзержинского района г.Перми.

2. Дано 6 консультаций специалистам отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.

3. Исполнено 67 запросов организаций и учреждений по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.

4. Легализовано для использования за пределами РФ 14 документов.

5. Выдано 7 справок при личном приеме граждан.

6. Осуществлялись консультации граждан при личном приеме.

7. Продолжается прием отчетов от органов ЗАГС края по форме № 97 за февраль2012 г. и сверка их с ЭБД.

 

 

План на следующую неделю:

 

1. Осуществлять поиск информации и подготовку ответов на запросы граждан и организаций по вопросам предоставления сведений и документов о регистрации АГС.
2. Подготовить сравнительный анализ работы органов ЗАГС по государственной регистрации АГС за январь-февраль 2011 и2012 г., а также анализ соотношения количества рождений и смертей на 1000 человек населения в Пермском крае за февраль2012 г.
3. Обеспечивать гербовыми бланками свидетельств о регистрации АГС органы ЗАГС края (при наличии заявок).
4. Консультировать специалистов отделов ЗАГС по вопросам применения архивного законодательства.
5. Осуществлять прием граждан по вопросам выдачи документов о регистрации АГС.
6. Осуществлять легализацию документов для использования за пределами РФ.